【AccessPower見積管理EX】
[動作環境] 日本語版Access2003以降
[制作者名] SystemWatanabe
[著作権者] SystemWatanabe
[システム概要]
Microsoft Accessで作成した見積管理システムです。
[システム構成]
《 見 積 書 》
見積入力
見積書(A4縦)
見積書(A4横)
見積原価計算書
《 見 積 状 況 》
見積状態入力
見積一覧表
見積明細表
《 保 守 》
台帳保守
データ一括削除
消費税率印字設定
《 ユーティリティ 》
バックアップ
リンク先変更
エクスポート
システム切替
【共通操作】
[入力画面の操作]
[帳票印刷時の操作]
【導入時の作業】
[インストール]
[各種コード等の入力]
【運用上の注意事項】
[LAN環境での注意点]
[マスタのコード削除について]
●注意事項
[見積入力]
見積伝票の入力・修正・削除を行います。
新規伝票の入力を行う時
画面右上のMODEが"新規"になっている時、新規伝票を入力できます。MODEが"修正"になっている場合には、
現在表示されている伝票を登録(F9)するかまたはキャンセル(F11)して、MODEを"新規"にしてください。
既存伝票の修正を行う時
「F8:呼出検索」を押下して修正したい伝票を選択してください。伝票が画面に表示されます。
既存伝票の削除を行う時
「F8:呼出検索」を押下して削除したい伝票を選択し、伝票が画面に表示されたら、「F10:削除」を押下してください。
「見積日」:見積日を入力してください。
「伝票番号」:伝票番号を入力してください。[基本情報入力]の「見積伝票avが自動になっている場合には、入力する必要はありません。
「得意先コード」:得意先コードを入力してください。
「F3:台帳保守」または[得意先]ボタンを押下すると台帳保守システムの得意先入力画面が表示され、新規得意先を入力可能です。
「F5:コード検索」または[...]ボタンを押下すると得意先検索画面からの選択も可能です。
「得意先名」:得意先名を入力してください。得意先マスタの得意先名が初期値としてセットされます。
「件名」:件名を入力してください。
「納入場所」:納入場所を入力してください。[基本情報入力]の『規定値』[見積入力]の「納入場所」を入力しておくと、初期値としてセットされます。
「支払条件」:支払条件を入力してください。[基本情報入力]の『規定値』[見積入力]の「支払条件」を入力しておくと、初期値としてセットされます。
「納期」:納期を入力してください。[基本情報入力]の『規定値』[見積入力]の「納期」を入力しておくと、初期値としてセットされます。
「有効期限」:有効期限を入力してください。[基本情報入力]の『規定値』[見積入力]の「有効期限」を入力しておくと、初期値としてセットされます。
「ランク」:見積ランクを入力してください。
「部門コード」:部門コードを入力してください。得意先マスタの部門コードが初期値としてセットされます。
「担当者コード」:担当者コードを入力してください。得意先マスタの担当者コードが初期値としてセットされます。
「F5:コード検索」を押下すると担当者検索画面からの選択も可能です。
「税通知」:税通知区分を入力してください。得意先マスタ(請求先)の税通知区分が初期値としてセットされます。
「税通知区分」が"請求時一括"の場合、消費税は[請求締処理]で計上されるため、伝票の「外税額」には表示されません。
「税端数」:税端数処理区分を入力してください。得意先マスタ(請求先)の税端数区分が初期値としてセットされます。
「単価掛率」:得意先マスタの単価掛率がセットされます。
「金額端数」:金額端数処理区分を入力してください。得意先マスタの金額端数区分が初期値としてセットされます。
金額端数処理とは、「数量」×「単価」によって計算された金額に小数以下(端数)が生じた場合、切り捨て・切り上げ・四捨五入 のいずれかで処理します。
「av:明細行番号が表示されます。1伝票あたり99行まで入力することが可能です。
「明細区分」:明細区分を入力してください。
返品を入力する場合は、「明細区分」を 1:返品 とし、数量をマイナスで入力してください。
値引を入力する場合は、「明細区分」を 2:値引 とし、金額をマイナスで入力してください。
見積書へ空行を表示させたい場合は、「明細区分」を 8:空行 を入力してください。
見積書へ小計を表示させたい場合は、「明細区分」を 9:小計 を入力してください。
「商品コード」:商品コードを入力してください。
「F3:台帳保守」を押下すると台帳保守システムの商品入力画面が表示され、新規商品を入力可能です。
「F5:商品検索」または[...]ボタンを押下すると商品検索画面からの選択も可能です。
「F6:セット商品」よりセット商品を展開セットすることが出来ます。
「商品名」:商品名を入力してください。商品マスタの商品名が初期値としてセットされます。
「入数」:入り数を入力してください。商品マスタの入数が初期値としてセットされます。入り数を入力すると「入数」×「箱数」が数量へセットされます。
「箱数」:箱数を入力してください。箱数を入力すると「入数」×「箱数」が数量へセットされます。
「数量」:数量を入力してください。
「単位」:単位を入力してください。商品マスタの単位が初期値としてセットされます。
「単価」:見積単価を入力してください。
得意先単価入力に登録されている場合は、得意先単価入力の単価が参照されます。
得意先単価入力に登録されていない場合には、商品マスタの販売単価に「単価掛率」を乗算した単価がセットされます。
「F7:単価履歴」より過去の単価を参照セットすることも出来ます。
「金額」:「数量」×「単価」を求め、小数点以下を「金額端数区分」により処理された金額が表示されます。
「課税区分」:課税区分を入力してください。商品マスタの課税区分が初期値としてセットされます。
「税率」:消費税率を入力してください。商品マスタの消費税率が初期値としてセットされます。
「原単価」:原単価を入力してください。商品マスタの原単価が初期値としてセットされます。
「粗利額」:「金額」−「数量」×「原単価」−「内税額」により求められた金額が表示されます。
「詳細」ボタン:詳細画面が表示されます。({Alt}+M)
「備考」:備考を入力してください。
「摘要」:摘要を入力してください。[基本情報入力]の『規定値』[見積入力]の「摘要」を入力しておくと、初期値としてセットされます。
「F5:コード検索」を押下すると摘要検索画面からの選択も可能です。
明細行を挿入する場合には、挿入したい次行へカーソルを置き、「行挿入」ボタン(または {Alt}+A )を押下してください。
明細行を削除する場合には、削除したい行へカーソルを置き、「行削除」ボタン(または {Alt}+D )を押下してください。
明細行を移動する場合には、移動したい次行へカーソルを置き、「行上移動」ボタン(または {Alt}+U )、「行下移動」ボタン(または {Alt}+S )を押下してください。
伝票の入力が完了したら、「F9:登録」を押下してください。見積伝票がデータへ更新されます。
[基本情報入力]の『動作設定』「見積書印刷:即印刷」の場合は、「F9:登録」ボタン押下後、「見積書を印刷します。よろしいですか?」のメッセージが表示され、見積書が印刷されます。
[基本情報入力]で『動作設定』「見積書様式」で指定した様式の見積書が印刷されます。([見積書]をご参照ください)
「見積書 縦型」ボタンを押下すると表示中データの見積書(A4縦)の印刷プレビュー画面が表示されます。
「見積書 横型」ボタンを押下すると表示中データの見積書(A4横)の印刷プレビュー画面が表示されます。
「見積原価計算書」ボタンを押下すると表示中データの見積原価計算書の印刷プレビュー画面が表示されます。
「Excel出力」ボタンを押下すると表示中データのお見積書がExcel出力されます。(この機能を使用するためにはExcelが必要です)
「見積メール作成」ボタンを押下すると表示中データのお見積書メールが新規作成表示されます。(この機能を使用するためにはOutlookが必要です)
見積書の各明細行へ税率を印字する場合は、[消費税率印字設定]でチェックONしてください。
[見積書(A4縦)]
見積書(A4縦)を印刷します。
見積書の各明細行へ税率を印字する場合は、[消費税率印字設定]でチェックONしてください。
[見積書(A4横)]
見積書(A4横)を印刷します。
見積書の各明細行へ税率を印字する場合は、[消費税率印字設定]でチェックONしてください。
[見積原価計算書]
見積原価計算書を印刷します。
[見積状態入力]
見積状態を変更します。
「見積状態」:見積状態を入力してください。
AccessPower受注管理EXを導入されている場合、受注入力時、見積計上処理を行うと「見積状態」は自動的に"受注計上"に変更されます。
AccessPower売上管理EXを導入されている場合、売上入力時、見積計上処理を行うと「見積状態」は自動的に"売上計上"に変更されます。
[見積一覧表]
見積一覧表を印刷します。
[見積明細表]
見積明細表を印刷します。
[台帳保守]
各種マスタの保守を行います。
[AccessPower台帳保守EX]をご参照ください。
[データ一括削除]
見積データを一括削除します。
この処理を行う前に必ずデータのバックアップを行ってください。
過去のデータを保存しておく必要が無くなった場合には、削除する対象期間を指定し、一括削除を行ってください。
[消費税率印字設定]
見積書の各明細行へ税率を印字する場合は、チェックONしてください。
[バックアップ]
データのバックアップ(コピー)を作成します。
データの入力を行ったら、必ずこのバックアップを行うこと、また、ハードディスクやパソコン本体が壊れてしまった場合の対策として、外部媒体へバックアップを作成することをお勧めします。
[基本情報入力]の「バックアップ先」を指定すると、この画面の「バックアップ先」の初期値になります。
[基本情報入力]の「バックアップ維持数」で設定された回数分のバックアップが保持されます。
例えば、業務終了時に1日1回バックアップを行い、バックアップ維持数が3回分に設定されていると、下記のようにバックアップファイルが保持されます。
Backup01_apDataV3 (本日バックアップ分)
Backup02_apDataV3 (前日バックアップ分)
Backup03_apDataV3 (2日前バックアップ分)
もし、前日から既にデータに問題が発生していた場合には、2日前から復元すれば問題を回避することができます。(但しその場合、2日前以降入力されたデータは再入力する必要があります。)
《バックアップを復元する手順》
1.問題が見つかった現在のデータファイル「apDataV3.mdb」は念の為、外部媒体または別のフォルダへコピーを作成しておいてください。
2.データファイル「apDataV3.mdb」を削除する。
3.問題が発生する前のバックアップファイル「Backup??_apDataV3.mdb」を「apDataV3.mdb」に名前の変更を行う。
[リンク先変更]
テーブルのリンク先を変更します。
データファイルの場所が規定の場所と異なる場合には、リンク先変更を行う必要があります。
「新リンク先」へデータファイルの場所を指定し、実行してください。
※LAN環境でデータを共有して使用される場合は、データファイル「apDataV3.mdb」をサーバー上の共有フォルダに置き、
プログラムファイル「adExXxxxSysV3.mdb」を各クライアントPCのフォルダに置き、
各クライアントPCに置いたプログラムファイルから[リンク先変更]により「新リンク先」をサーバー上のデータファイルの場所を指定してください。
[エクスポート]
テーブルデータをCSV形式で出力します。(出力されたデータはExcelやテキストエディタ等で使用できます。)
「テーブル名」:出力したいテーブル名を選択してください。
「文字列中の改行を<NewLine>に置き換える」:データ内に改行が含まれている場合、改行箇所を<NewLine>に置き換えます。
CSVの文字列中に改行が含まれないようにする必要がある場合は、チェックONにしてください。
「出力先」:CSVファイルを作成する場所を指定してください。
出力先へ「テーブル名.CSV」ファイルが作成されます。Excelやテキストエディタ等で開いてご使用ください。
[システム切替]
他のシステムへ切替えます。
メニュー内容を変更したい場合には、[基本情報入力]のメニュー設定を行ってください。
【共通操作】
[入力画面の操作]
入力項目がコンボボックス(リスト選択型)の場合、ファンクションキーの「F4」ボタンを押下するとリストが開きます。
[帳票印刷時の操作]
帳票印刷指示画面で日付範囲項目を空白にすると、すべての日付が対象となります。
日付:空白〜空白 ・・・すべての日付(導入開始から現在までの日付)
日付:空白〜2022/03/31 ・・・導入開始から2022/03/31までの日付
日付:2022/03/31〜空白 ・・・2022/03/31から現在までの日付
※帳票の種類によっては、日付の空白指定不可の場合があります。
【導入時の作業】
[インストール]
ダウンロードしたファイルを解凍してください。
c:\AccessPowerEX\へ解凍された場合はそのまま使用できますが、
それ以外の場所へ解凍された場合は、システム起動時にリンク先変更のメッセージが表示されます。
メッセージに従って、リンク先変更を行ってください。
LAN環境で使用される場合は、[リンク先変更]を参照してください。
[各種コード等の入力]
インストールが完了したらまず、《台帳保守》のマスタ入力を順次行ってください。
【運用上の注意事項】
[LAN環境での注意点]
LAN(C/S)環境で運用する場合、ネットワーク上を流れるデータ量が膨大にならないよう運用上注意する必要があります。
伝票検索画面やコード検索画面、帳票出力指示などでは出来る限りの条件指定を行い、抽出されるデータを少なくし
ネットワークに負担がかからないように指定することをお勧めします。
[マスタのコード削除について]
使用済みのコードは絶対に削除しないでください。正常に動作できなくなります。
だたし、『データ一括削除』などで、そのコードを使用したデータを既に削除している場合には、
そのコードは削除しても構いません。
【SystemWatanabe】
最新情報は、 https://syswat.com/をご覧ください。
【 注意事項 】
■ユーザー登録後、本プログラムを登録者様用として修正して使用することは構いませんが、その内容を無断で公開、転売することはしないでください。
また、本プログラムを運用された際、ご利用者に直接、または間接的に障害が発生しても、いかなる責任を負わないものとし、一切の賠償等は行わないものとさせていただきます。
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